При найме новых сотрудников на открытые вакансии, руководители и отделы персонала сталкиваются с одной и той же проблемой, как организовать эффективное обучение нового сотрудника и ввода его в должность. Часто со стороны руководства этому процессу уделяется ничтожно малое внимание, что приводит лишь к дополнительным расходам.
Обучение нового сотрудника
Наблюдения показывают, что именно в первые 2 недели работы на новом месте, в сотрудника закладывается масса информации, на основе которой он делает выводы о компании, её продукте, сотрудниках и о том, как выполняется та или иная работа.
Он не просто получает информацию, он также приобретает различные модели поведения. Некоторые модели полезны для компании и всячески одобряются руководством. Однако, есть и другие стратегии, которые могут в один день перерасти в систематический саботаж.
Например, новый сотрудник спрашивает о том, в какие сроки нужно сдавать месячный отчёт, а другой сотрудник отвечает: «Есть правило, что отчет сдавать надо 29 числа, но это правило никто не соблюдает, а если спросят, скажи не успел или заработался».
Как избежать подобных ситуаций?
Работая в больших коллективах, я не раз наблюдал случаи, как новый сотрудник получает недостоверные, (искаженные) данные о выполнении тех или иных задач, рекомендации от сотрудников для обхода правил и т.д. Это неправильно и недопустимо!
Использование обучающего видео на этапе ввода в должность
Можно часто услышать от работодателей, что сотрудники должны быть «самостоятельными», но давайте посмотрим, что на самом деле стоит за этим словом.
САМОСТОЯТЕЛЬНЫЙ — существующий отдельно от других, сам собою, независимый. Решительный, способный на независимые действия, обладающий инициативой.
Получается что самостоятельность это хорошо, но только в рамках должностных инструкций и внутренних распорядков. В полной степени самостоятельные люди, редко работают на кого-то, на то они и самостоятельные. Давайте на время оставим самостоятельность и вернемся к обучающим видеороликам.
Обучающее видео не должно существовать отдельно, оно должно быть частью системы обучения и внедряться на определённом этапе. Давайте рассмотрим на примере.
Этап №1. В момент вступления в должность, важно показать сотруднику, что компания готова к этому. У сотрудника уже готово рабочее место (ПК, стул, стол, канц. товары, пропуск в первый день выхода, шкаф для одежды и т.д.), коллектив уже знает о его выходе.
Этап №2. Сотруднику предоставляется план из простейших действий, в результате чего он с первого дня ЗАНЯТ делом. Такой план, содержит достаточно стандартные процедуры: познакомится с коллективом, ознакомиться с правилами и внутренним распорядком, изучить орг. схему, пройти обучение по основным функциям, ознакомиться с продуктом компании и т.д.
Одна важная рекомендация для составления плана!
В плане, напротив каждого задания должна быть колонка с кратким комментарием, который оставляет новый сотрудник. Например: «было все понятно потому, что…»; «было сложно потому, что…»; «долго делали, отказали в помощи…», и тому подобное. Это двойная обратная связь, по которой руководитель может судить о качестве коммуникаций внутри компании/отдела, о готовности новичка справляться трудностями, и об эффективности первичного обучения в компании.
Именно на втором этапе мы используем обучающее видео.
Примеры обучающих роликов для нового сотрудника
Пример для офис-менеджера:
- Урок №1. Открытие офиса. На видео демонстрируются основные моменты открытия/закрытия и подготовки офиса офис-менеджером, подготовка помещений для совещаний, проветривание, и так далее.
- Урок №2. Обращение с принтером. На видео показано, как работать с принтером и что делать в случае поломки и чего не стоит делать в тех или иных случаях. Сотруднику необходимо лишь воспроизвести эти действия, чтобы достичь результата.
- Урок №3. Обращение с кондиционером. Показаны основные функции оборудования, что делать в экстренных ситуациях, как ухаживать за кондиционером и с какой периодичностью.
Кроме этого, сотрудник смотрит видео общего плана: видео о корпоративной этике, видео о компании и продукции (общие данные), и другие.
Что мы имеем в итоге?
- У сотрудника есть все условия, чтобы его адаптация проходила быстро и без особого стресса.
- У сотрудника есть обучающие материалы, которые дают ему верные (неискаженные) данные.
- У сотрудника есть план действий на ближайшие две недели, где и проявится его самостоятельность.
Руководитель и отдел персонала уверены в том, что сотрудник получил верное представление о компании, о должности, функциях и внутреннем распорядке. Если всё это дополнительно усилить системой наставничества, то эффект будет еще сильнее.
Однажды я устроился в крупную компанию. Первые две недели я самостоятельно решал вопросы с пропуском, компьютером, доступами в CRM, бегал с трудовым договором. Иногда, из-за отсутствия ПК, я сидел и часами читал бумажные каталоги, буклеты или делал всё что угодно, но только не свою работу. А ещё через две недели, руководитель попросил меня сделать отчет о работе и был крайне недоволен, что я полмесяца потратил впустую.
Обучение и ввод новых сотрудников в должность это важная часть работы руководителя. Достаточно ли внимания уделяется этой области в вашей компании? Возможно у вас есть специальный человек для этого или это функция отдела персонала? Задумывались ли вы о том, сколько времени это занимает, насколько качественно даются и усваиваются знания?
ВНИМАНИЕ
Ответы на эти и другие вопросы читайте в нашей новой статье 2022 года: видео обучение для сотрудников.
Эффективность обучающего корпоративного видео
Подражание, как способ обучения актуален на протяжении всей жизни человека. Обучение через видео дает хороший результат потому, что дает возможность зрителю подражать.
Зеркальные нейроны (англ. mirror neurons, итал. neuroni specchio) — нейроны головного мозга, которые возбуждаются как при выполнении определённого действия, так и при наблюдении за выполнением этого действия другим животным. Такие нейроны были достоверно обнаружены у приматов, подтверждено их наличие у людей и некоторых птиц.
Способность повторять заложена в нас с детства и дается сравнительно легко. Однако и тут надо знать меру.
Противопоказания
Например, нет необходимости обучать бухгалтера делать акт сверки в 1С, когда это является его стандартной функцией, а вот например процесс выдачи зарплаты стоит показать наглядно.
Так же странно будет выглядеть обучение менеджера по продажам, как создать счета на оплату в 1С, а вот ролик о порядке проведения встречи с клиентом или презентации будет однозначно полезен.
Это говорит о том, что к созданию обучающих видеоматериалов нужно подходить осознано и системно.
В нашей компании было запрещено создавать очередь в кассу за зарплатой в день выдачи. Стояние в очереди отнимает рабочее время и создаёт шум и столпотворение в холле. Однако, бухгалтер приглашал сотрудников хаотично, делая рассылку по отделам. В итоге, очередь из 3-5 человек все равно возникала. А если ты в ней не стоишь, но занял место, то надо периодически отвлекаться чтобы её не пропустить.
В заключении…
Каждый руководитель стремится повысить эффективность работы своих сотрудников. Благодаря системному подходу к обучению сотрудников и правильному вводу в должность эта цель реальна. Желаемый результат — это сплоченная команда специалистов, решающих любые задачи.
Читайте продолжение статьи здесь: 3 типа обязательных обучающих видеороликов
Занимаюсь интернет маркетингом с 2009 года. Снимаю видео для бизнеса с 2014 года. Помогаю малому и среднему бизнесу продвигать свои товары, услуги и бренды в интернете с помощью видеоконтента. Являюсь автором обучающего курса по видеомаркетингу для маркетологов, SMM специалистов, контент менеджеров и владельцев малого и среднего бизнеса. В 2022 году начал записывать серию аудио-подкастов на тему использования видео в продвижении бизнеса.
